Presupuestos con IA: armarlos con tus datos y seguir los que no responden

En un taller, una cuadrilla o un estudio que cotiza seguido, el presupuesto nuevo casi siempre nace de uno viejo. Se abre el archivo, se cambia el nombre del cliente y se ajusta un párrafo. A veces queda adentro una visita que este trabajo no lleva. A veces se borra de más y desaparece la condición que usan siempre: qué incluye, qué queda afuera y hasta cuándo vale la propuesta.

La otra versión es la hoja en blanco. Quien cotiza hoy no vio la propuesta de la semana pasada, así que describe el trabajo con otras palabras y otro alcance. El cliente que pide dos veces recibe dos negocios distintos, y alguien pierde la tarde buscando qué se había prometido.

Armar el texto es la mitad. La otra mitad es saber qué pasó cuando salió. Eso suele vivir en quien lo mandó: «creo que fue el martes» o «me parece que no contestó». No hay una lista de los que siguen en pie, de los que pidieron un cambio y de los que ya vencieron. Se insiste tarde, se reenvía una propuesta que ya no vale, o se olvida un sí que llegó por otro lado.

1. El pedido entra como una frase: qué pidió el cliente y qué dejó afuera. Con eso el agente abre la cotización.
2. Busca un trabajo parecido que ya hayas cotizado y te muestra qué incluía, qué condiciones usaste y cuántos días de validez le diste.
3. Arma el texto con esa base. Los importes no los completa: los escribes tú antes de darlo por listo.
4. Cuando dices que ya salió, anota el día y el plazo de validez. A partir de ahí el presupuesto deja de ser un archivo y pasa a ser un pendiente.
5. Si nadie registra una respuesta, lo deja entre los que están en silencio y te dice cuántos días de validez le quedan.

Nada de esto lee el correo. Pasa porque el equipo le cuenta al agente, en Dithie, el pedido y el momento en que la propuesta salió. La forma de cotizar —qué sueles incluir y qué condiciones repites— la deja armada el equipo de Dithie. Tú no configuras esa base. Qué significa recordar un trabajo anterior está en qué es un agente de IA con memoria.

Coti separa la receta del negocio (materiales, visitas, condición, validez) del estado de cada propuesta. Alma todavía no tiene números. Herrera ya salió y está en silencio. Quien lee al día siguiente ve las dos, aunque no haya cotizado.

El agente puede dejar el texto ordenado y avisar que un presupuesto envejece. No puede saber si este local es de verdad como el de Norte, ni si a Herrera conviene insistirle. Eso lo ves tú. El envío también: Coti prepara la frase; alguien del equipo la manda por donde ya habla con el cliente.

• Confirmar que el trabajo parecido sirve de base, o decir que este caso es distinto.
• Escribir los importes y revisar que lo incluido coincida con lo que se va a hacer.
• Decidir si un silencio se retoma, se deja vencer o se rehace con otro alcance.
• Anotar la respuesta del cliente, sobre todo si pidió un cambio, para que la próxima cotización no lo ignore.

Se ve en talleres que reparan a pedido, en cuadrillas que presupuestan obras chicas, en agencias que mandan propuestas de servicio y en comercios que arman pedidos a medida. Ahí la cotización es la frase con la que el negocio dice qué incluye y qué no. Si cambia según quién la escribió, el cliente compara dos propuestas del mismo lugar y no coinciden.

Cuando el problema ya no es el texto del presupuesto sino la promesa suelta que quedó en una charla, el caso que corresponde es el seguimiento de clientes. Acá el hilo es otro: la propuesta, su validez y el silencio de después.